Registratur

Vi ansvarar för diarium med postöppning samt arkivering.

Vad skall registreras?
Vilka handlingar skall registreras?
- Ärendehanteringssystem
När du vill registrera något kan du välja mellan att...

Vad skall registreras?

För vår verksamhet och genom lagar och förordningar är vi beroende och skyldiga att ha en fungerande dokumenthantering. Allmänna handlingar skall registreras på något sätt.

Handlingar skall utan dröjsmål registreras om det inte är uppenbart att de är av ringa eller tillfällig betydelse för myndighetens verksamhet.

Allmänna handlingar är en framställan i skrift eller bild eller en upptagning av ljud, data mm. Det betyder att även elektronisk post och faxdokument omfattas av registreringsskyldigheten i samma omfattning som övriga handlingar. Handlingen är allmän om den förvaras hos en myndighet och är att anse som inkommen eller upprättad där. Upprättad är den när den fått sin slutliga utformning. En allmän handling är alltid öppen, det vill säga tillgänglig för allmänheten (offentlig), om den inte sekretessbelägges och detta kan bara ske med stöd av sekretessbestämmelser i lag och förordning. I sådana fall kontakta arkivansvarig.

Några exempel på "ringa eller tillfällig betydelse" för myndighetens verksamhet:
Reklam, förfrågningar, meddelanden, handlingar som inkommer för kännedom, handlingar som inte föranleder någon åtgärd

Vilka handlingar skall registreras?

Grundregeln är att allmänna handlingar skall bevaras vilket också rimligen innebär att de skall kunna återsökas. De skall därför registreras och hållas ordnade. Ett sätt är att redovisa handlingarna i ett ärendehanteringssystem.

Ärendehanteringssystem

HiG tillämpar fr o m 2011-01-01 ärendehanteringssystemet W3D3
I det systemet skall med tiden alla typer av handlingar som förekommer i organisationen finnas redovisade och vara i digital form, bl a

handlingar som kommer till HiG digitalt
handlingar som inkommer via vanlig post (som vi scannar in i systemet)
handlingar som finns i olika databaser

Tidigare hade vi ett diarieföringssystem ÄHS, alla ärenden från detta system fr o m 1994-04-01 och fram t o m 2010-12-21 är migrerade in i det nya. Handlingarna som tillhör dessa ärenden finns bara i papper, med vissa undantag - handlingar tillhörande vissa öppna, pågående ärenden har av praktiska skäl scannats in.

När du vill registrera något kan du välja mellan att...

skicka ärendet digitalt till registrator@hig.se OBS! skicka ett mail per ärende
skicka handlingen i internpåse till registrator
ringa till registrator 8513
faxa till registrator 8686

Registratorsmailen är direkt kopplad till ärendehanteringssystemet W3D3.

Om något inkommer till HiG i pappersform och vi scannar in det är vi fortfarande skyldiga rent arkivmässigt (Riksarkivets regler)  att arkivera pappershandlingen, samma gäller även undertecknade avtal , där originalet i papper skall arkiveras.

När ärendet registrerats får det ett ärendenummer som  består av HIG ett årtal/löpnummer Ex HIG 2011/123