Att växla miljö på jobbet är produktivt

2018-08-10 

En studie vid Trafikverket visar att prestationen skiljer sig åt inom olika arbetsytor i det aktivitetsbaserade kontoret och att den stiger om man får gå undan till ett tyst rum eller sitta i en tyst zon, säger Helena Jahncke, som varit projektledare för forskningsstudien vid Högskolan i Gävle.

Trafikverket Gävle


Allt fler kontor saknar idag individuella platser för medarbetarna. En sådan typ av flexibla kontor är aktivitetsbaserade, vilket innebär att man ska kunna välja mellan olika arbetsställen utifrån arbetsuppgift. Om arbetet som utförs exempelvis kräver koncentration och ostördhet, eller om en grupp behöver arbeta tillsammans.

Dessa kontor brukar ha många ytor som uppmuntrar till samarbete och som skapar förutsättningar för både spontana och planerade samtal.

Helena Jahncke poängterar vikten av att de aktivitetsbaserade kontoren utformas med utgångspunkt i medarbetarnas arbetsuppgifter och behov. Bara inom storrummet finns stora skillnader om de är utformade för koncentrationskrävande arbete med tydliga förhållningsregler eller om de är mer anpassade för kommunikation och samarbete.

- Det blir ofta problem om man försöker blanda det här utan avgränsningar, säger Helena Jahncke.

Tysta zonen bäst 

Forskarna kunde se att man presterar signifikant bättre vid koncentrationskrävande arbete om man kan gå undan till ett tyst rum eller sitta i en tyst zon, än om man sitter i en zon där man får prata fritt.

- Det är därför viktigt att få till zonindelningen och att den blir tydlig för alla. Det får inte bli så att grupper som vill prata sitter precis bredvid en grupp som ska koncentrera sig.

- Man måste skilja de här zonerna åt och skapa förutsättningarna för de olika uppgifter som ska utföras. 

Fler växlingar - högre produktivitet

En till aspekt som har betydelse för produktivitet är hur man använder ytorna i det aktivitetsbaserade kontoret.

Helena säger att man, i ett samarbete med gästforskaren Annu Haapakangas från Finland, tittat närmare på studien och då fått fram att fyra växlingar eller mer mellan de här arbetsytorna per dag, gör att man uppskattar att man blir mera produktiv, jämfört med om man inte växlar alls.

- Samtidigt ser vi också att det är negativt ju fler minuter per dag man behöver leta arbetsplats. På tre av fyra kontor såg vi att produktiviteten gick ner.

- Det kan vara avgörande att man erbjuder tillräckligt många platser, som tysta avdelningar, kreativa rum och sociala ytor, så att man verkligen kan få till dessa växlingar utan att de ska vara tidsödande.

Ett nytt arbetssätt

Helena poängterar att det inte bara är att förändra arbetsmiljön och sedan tro att arbetssättet automatiskt förändras. På Trafikverket har man exempelvis nu ändrat fokus och lägger större vikt vid att i första hand ge stöd till att förändra sitt sätt att arbeta och i nästa steg följer förändringar i hur arbetsmiljön är utformad.

- Det kan vara hur man planerar sitt arbete och nyttjar smarta tekniska funktioner för att underlätta arbetet och göra det mer papperslöst. Man kanske behöver hitta nya strategier och lösningar och den omställningen går inte på någon dag.

Viktigast för hög produktivitet

  • att medarbetarna är tillfreds med förutsättningarna för avskildhet
  • att det finns möjligheter för kommunikation
  • att få till växlingar mellan arbetsytor
  • att man inte måste leta efter platser och lägga tid på det

Var man kommer ifrån spelar roll

Intressant är också att det har betydelse vilken typ av kontor man kommer ifrån, säger Helena. Om du kommer från cellkontor eller kontorslandskap så ser vi att det är stora skillnader i hur man upplever aktivitetsbaserade kontor.

De som kommer ifrån cellkontor upplever en större försämring av sin arbetsmiljö, med distraktioner och störningar, och det blir en större omställning. Om medarbetaren däremot kommer från ett kontorslandskap så ser vi ingen försämring, kanske för att medarbetarna kan välja att gå ifrån till andra arbetsytor istället för att alla ska vara i samma miljö.

Hälsan oförändrad

Forskarna kunde inte se någon förändring vare sig av den psykosociala arbetsmiljön eller den generella hälsan, inte heller när det gäller sömn eller kroppsliga besvär, efter bytet till aktivitetsbaserade kontor.

- Det kan ju hända att det tar längre tid att se eventuella förändringar när det gäller sömn och hälsa och kroppsliga besvär, men tolv månader efter bytet kunde vi inte se några.

- När det gäller den psykosociala arbetsmiljön så låg medarbetarna i den här studien redan väldigt högt och upplevde bra stöd hos sina kollegor, hade bra social gemenskap och meningsfullt arbete osv. Det här förändrades inte av att man bytte kontor utan den psykosociala miljön var fortsatt bra.

Mer positiva med tiden 

Helena säger att forskarna ser att när man väl har fått prova på att sitta i ett aktivitetsbaserat kontor då blir man mer positivt inställd till det och andelen som är positiva har ökat jämfört med innan, men fortfarande föredrar fler än hälften av medarbetarna ett cellkontor efter bytet.

- Intressant är också att över hälften, redan efter tre månader, upplevde att de hade förändrat sitt sätt att arbeta och hantera distraktioner. Till exempel hur man planerar sin arbetsdag och var man förlägger sitt arbete.

Flera hundra deltog i studien

Under tre år har forskarna vid Högskolan i Gävle följt hur cirka 500 anställda vid Trafikverket upplevt de första stora kontorsförändringar som myndigheten genomfört på flera ställen i Sverige. Det gäller övergången från cellkontor och kontorslandskap till aktivitetsbaserade kontor.

Med hjälp av enkäter fick de anställda svara på hur de mår, hur tillfredsställda de är med olika aspekter i arbetsmiljön, samt hur de upplever att de presterar mm. 110 anställda fick också genomföra koncentrationskrävande uppgifter vid de olika arbetsytorna, samt fick bära rörelsemätare så att man kunde kontrollera den fysiska aktiviteten. 

Hallman, D., Mathiassen, S. & Jahncke, H. (2018). Sitting patterns after relocation to activity-based offices : a controlled study of a natural intervention. Preventive Medicine, 111, 384-390. 10.1016/j.ypmed.2017.11.031 

Haapakangas, A., Hallman, D., Mathiassen, S. & Jahncke, H. (2018). Self-rated productivity and employee well-being in activity-based offices : the role of environmental perceptions and workspace use. Building and Environment. [Submitted - not available yet]. 

Fortsatta studier 

Helena säger att på ett av kontoren i studien hade man lyckats bra med den här utformningen och de anställda var relativt nöjda, men på två av kontoren fungerade det inte som det var tänkt.

- Vi går nu vidare med en fortsättning av forskningsprojektet. De problem som framkommit försöker man nu åtgärda och det ska några kollegor till mig fortsätta att följa upp.

Hon menar att det är viktigt att komma ihåg att det finns både fördelar och nackdelar med olika kontorsutformningar och vill lyfta fram att aktivitetsbaserat kontor kan skilja sig åt även mellan kontoren i landet inom samma organisation.

- Det är därför viktigt att vi fortsätter arbetet med att klargöra vilka parametrar som är extra viktiga att fokusera på för att få till bra produktivitet och välmående medarbetare.

- Alla avdelningar/grupper på ett kontor kanske inte behöver ha samma utformning av arbetsplatsen och det är inte säkert att alla har samma behov av att byta arbetsytor, säger Helena Jahncke. 

 

Helena Jahncke

För mer information, kontakta:
Helena Jahncke, doktor i psykologi, forskare vid Högskolan i Gävle
Tel: 070-231 01 39
E-post: helena.jahncke@hig.se 

 

 

 

 

Text: Douglas Öhrbom
Foto:
Tirsén & Aili Arkitekter: Aktivitetsbaserat kontor Trafikverket Gävle
Foto Helena Jahncke: Ove Wall

Publicerad av: Douglas Öhrbom Sidansvarig: Douglas Öhrbom Sidan uppdaterades: 2018-08-10
Högskolan i Gävle
www.hig.se
Box 801 76 GÄVLE
026-64 85 00 (växel)