Sök

Det är inte nya lokaler det handlar om, det är ett annat sätt att arbeta

Digitaliseringen har bidragit till att aktivitetsbaserade kontor, ABW-kontor, införs på bred front i Sverige av företag, myndigheter och regioner. Tusentals tjänstemän berörs av processen, många med blandade känslor inför flytten. Om förändringen ska lyckas beror i hög grad på hur processen går till, enligt forskaren Eva Bergsten.

Eva Bergsten

Eva Bergsten

Definitionen av ett ABW-kontor är att man inte har en egen fast arbetsplats och att kontoret är indelat i olika aktivitetszoner, tysta och mer aktiva. Har man en egen tilldelad plats, då är det ett kontorslandskap. Ett traditionellt kontor kan vara ett eget eller ett delat rum.

- ABW-kontor är ett öppet landskap där var och en väljer arbetsplats utifrån vad man ska göra under dagen, säger forskaren och ergonomen Eva Bergsten. 2017 disputerade hon inom arbets- och miljömedicin då hon studerade belastningar inom yrkesgruppen flygplanslastare. Hon arbetar idag på Centrum för belastnings­skadeforskning, CBF, där hon delar ett stort kontorsrum med högt i tak med en kollega.

Pengar att spara

Frågan är varför många företag och organisationer vill lägga ner så mycket tid och energi på att införa ABW. Ett svar är att det finns pengar att spara på ABW-kontor. Jämfört med ett traditionellt kontor finns det betydligt färre kvadratmeter per anställd.

- Många arbetsgivare har sett att de har väldigt låg beläggning på kontoren, säger Eva Bergsten.

Den stora fördelen och tanken med ett ABW är att det ska stötta de olika uppgifterna i ett kontorsarbete, som kan innebära allt ifrån koncentrations­krävande uppgifter till korta och längre digitala och verkliga möten.

- Ett incitament för många arbetsgivare är att ABW ska skapa mer samarbete och interaktion på kontoren, säger hon.

ABW-kontor är mindre lämpligt i säkerhetsklassad verksamhet, när man arbetar under sekretess eller när man gör samma sak hela dagarna. Det finns också nackdelar med ABW.

- Många tycker att de får svårt att koncentrera sig, att de blir störda av sina kollegor. De kanske inte vet hur de ska använda kontorets zoner, säger hon.

Trafikverket i fokus

Centrum för belastningsskadeforskning har i många år med stöd av Forte-centret följt och utvärderat Trafikverkets övergång till ABW-kontor. Trafikverket är en myndighet med 9000 anställda med kontor över hela landet. Där arbetar tjänstemännen med bland annat trafik, underhåll, trafikledning och projektledning. Vissa reser mycket, kan jobba i Stockholm och ha personal som de ska leda i Skåne.

- Trafikverket har en verksamhet som passar bra för ABW-kontor, säger Eva Bergsten, och tillägger att hon och forskarkollegorna också borde ha ABW-kontor.

- Ibland vill vi till exempel ha små korta möten, men vi har inte lokaler som är anpassade för det. Det är också sorgligt att se så mycket tomma lokaler, säger hon.

2015 började Trafikverket införa ABW-kontor på fyra orter i Sverige. För att utvärdera resultatet av flytten vände de sig till Forte-centret på CBF.

- Den övriga forskning som fanns tidigare var spretig och visade motstridiga resultat. Vikten av en uttalad implementeringsprocess och vilka metoder som behövs för att lyckas fanns det ingen forskning om, säger Eva Bergsten.

Eva Bergsten

Missnöjda medarbetare

CBF-forskarnas studier av första flytten 2015 – 2017 visade att medarbetarna inte var nöjda med sina nya kontor. Näst i tur för att gå över till ABW-kontor stod två nya arbetsplatser. Visa av resultatet med missnöjda medarbetare tog Trafikverket fram ett nytt koncept för ABW-kontoren, och hur processen skulle gå till med olika aktiviteter, en mer transparent process och delaktighet och information till de anställda.

- Det var klokt av dem eftersom själva processen har betydelse för slutresultatet. Det är inte bara nya lokaler det handlar om, det är ett helt annat sätt att arbeta, säger Eva Bergsten.

Denna gång frågade forskarna tjänstemännen hur de upplevde processen och hur de såg på hinder och möjligheter att lyckas. Det var dock frivilligt att delta i aktiviteter och information före flytten. Det kan ha bidragit till att nästan hälften av chefer och medarbetarna i på det ena kontoret inte deltog i aktiviteterna, på det andra deltog flertalet.

Delaktiga var nöjdare

Det visade sig att de medarbetare som deltog i aktiviteter upplevde sig mer delaktiga i processen, kände sig mer informerade och upplevde att de hade mer kunskap om arbetssätt och spelregler i de nya kontoren.

Många tyckte att aktiviteterna borde varit obligatoriska och att cheferna borde tryckt på mer om detta.

- De saknade stöd från chefer och ledare för att delta i aktiviteterna. Men i en studie har vi sett att de som upplevde att de hade chefer som var förändringsorienterade och uppmuntrade aktiviteter inför flytten var nöjdare, säger Eva Bergsten.

Hur blev då upplevelsen av den andra flytten jämfört med första flytten?

Hälsa och välbefinnande var i princip oförändrat efter flytten hos alla. Det visade sig att nöjdheten med den fysiska och psykosociala arbetsmiljön hade minskat på alla fyra orterna. Medarbetarna var också mindre nöjda med ljudmiljö, kommunikation och kontorsutformning än tidigare.

Det fanns vissa skillnader. Nöjdheten med den fysiska arbetsmiljön hade minskat mer i den första flytten. Där var man också mer missnöjd med ljudmiljö och kontorsutformning. Tre år efter flytten hade dock upplevelsen av hur kontoret stödjer produktivitet förbättrats där.

Upplevd produktivitet sjönk

Totalt hade den upplevda produktiviteten sjunkit märkbart på alla arbetsplatserna, men något mindre för dem som tidigare satt i kontorslandskap före flytt jämfört med dem som kom från traditionella kontor med egna rum.

Frågan är om den minskade produktiviteten raderar ut vinsten med de minskade lokalytorna.

- Det vet vi inte. Det är svårt att mäta produktivitet i tjänstemannayrken. Men i våra senaste studier kan vi se att det finns faktorer under processen som är viktiga för att medarbetarna skall få en mer positiv upplevelse av hur det nya kontoret stöder ett produktivt arbete. Det är bland annat ledarskapet och att medarbetarna deltar i processen för att förstå hur de ska använda det nya ABW-kontoret, säger Eva Bergsten.

Involvera medarbetarna

Vilka slutsatser har forskarna dragit av sina studier av ABW på Trafikverket? Finns det något att lära för andra organisationer och företag?

- Det är viktigt att företaget har ett tydligt syfte och mål med flytten och att företaget kommunicerar ut dem till de anställda, säger Eva Bergsten.

- Det är jätteviktigt att involvera och rekrytera medarbetarna tidigt i processen, och att använda sig av process-aktiviteter och ett förändringsorienterat ledarskap, säger hon.

I framtiden vill hon vara med och utveckla digitala lösningar för att underlätta arbetet i ett ABW-kontor.

- Vi är bland annat intresserade av att se hur man snabbt och enkelt ska kunna hitta en kollega eller en ledig plats, och att själv bli hittad på kontoret, säger hon.

Under pandemin har många tjänstemän jobbat hemifrån och både de och deras arbetsgivare har märkt att det går att jobba och producera på distans.

- Det skulle vara kul att göra en uppföljning och se om pandemin medfört en annan acceptans för AWB-kontor, tidigare var man verkligen för eller emot och jag kan tro att det suddats ut lite, säger Eva Bergsten.

Eva Bergsten

Text: Anna Holmgren
Foto: Mattias Högberg

Publicerad av: Catarina Carlsson Sidansvarig: Magnus Isaksson Sidan uppdaterades: 2022-02-25
Högskolan i Gävle
www.hig.se
Box 801 76 GÄVLE
026-64 85 00 (växel)