Checklista inför arbetsmarknadsdagar
Det är viktigt att du som ska arrangera en arbetsmarknadsdag tar dig tid och läser igenom informationen på denna sida.
Högskolan tillåter inte affischering på väggar, dörrar, tak, golv, inventarier/möbler, fönster/entréglas, hissar, konstverk (såsom den gula "väggen" hus 41) etc.
Förutom att se skräpigt ut medför felaktig affischering ökade lokalvårds- och underhållskostnader. Extra städning föranledd av otillåten affischering debiteras utställaren/bokaren. Detta gäller även i andra sammanhang än mässverksamhet.
På de allmänna anslagstavlorna (som inte tillhör en särskild avdelning eller förening) får dock allmänheten affischera (använd kartnålar, inte häftpistol).
Alkoholhaltiga drycker är ej tillåtna i högskolans lokaler.
Tänk på att högskolan är en studie- och arbetsplats. Hänsyn ska därför tas till ljudvolymen. Jordnötter ska undvikas av allergiskäl. Alkoholhaltiga drycker är ej tillåtna. Totalt rökförbud råder i högskolans lokaler och i anslutning till entréerna. Inte heller är sällskapsdjur tillåtna i lokalerna.
Det går bra att ställa upp rollups, monterbord och en del utsmyckningar redan kvällen före en arbetsmarknadsdag. Det sparar mycket tid och gör att det blir mindre rörigt på morgonen när alla kommer. Men tänk på att de öppna ytorna är tillgängliga för alla, så lämna inga värdefulla föremål obevakade över natten.
Högskolan tar inte ansvar för material som står obevakat i korridorer och allmänna utrymmen.
För aktiviteter, utställningar och informationstillfällen i högskolans lokaler måste bokning ske i förväg hos Avdelningen för fastighet och service (lokalfunktionen). Använd därtill avsett formulär.
Bokning av lokaler inför arbetsmarknadsdagar görs långt i förväg och då är program och tider ofta preliminära. Det är ditt ansvar som förening att kontakta lokalhandläggaren några veckor före själva dagen och
- dubbelkolla att de preliminära bokningarna inte behöver ändras
- beställa upplåsning av dörrar (exakta tider för respektive sal)
På Högskolan i Gävle finns ett flertal digitala skärmar för studentinformation strategiskt placerade där studenter och besökare rör sig mest. Om du önskar få material om arbetsmarknadsdagen publicerat på skärmarna så behöver du skicka in ditt material senast en vecka i förväg. Bilder sparade som jpg är att föredra, men det fungerar även med pdf och ppt. Tänk på att texten bör vara läsbar på avstånd och därför inte har för litet typsnitt.
Huvudansvaret för skärmarna ligger hos Avdelningen för utbildningsstöd.
Du kan beställa upplåsning av de salar du bokat. Upplåsning beställs för en angiven tid (från kl - till kl). Du kan ha olika tider för olika salar.
Om du hellre vill att dörren till salen ska stå i låst läge så kan du beställa att dörren ska kunna öppnas med en kod under en viss tid (en så kallad GIN-kod) och då delar du själv ut den koden till de personer som ska ha tillträde till salen.
Ytterligare ett alternativ är att en eller flera personer tillfälligt får utökad behörighet på sina HiG-kort och kan komma in i den eller de lokaler du har bokat.
Externa besökare kan få specifik behörighet på ett tillfälligt kort.
Dörruppställning och andra tillträdesbehörigheter beställer du via lokalhandläggaren.
OBS! Vid arbetsmarknadsdagar sker ingen automatisk uppställning av dörrar, eftersom lokalbokningarna görs så långt i förväg och programmet då fortfarande är preliminärt. Du måste komma ihåg att särskilt beställa upplåsningen några veckor i förväg. Enklast görs detta genom att mejla fastighet@hig.se.
Tipsa gärna dina utställare om att skicka sitt material i förväg till Högskolan. Då blir det mindre trängsel på parkeringar och utanför entréer under arbetsmarknadsdagen. Dessutom får vi en bättre och säkrare arbetsmiljö för studenter och anställda.
Det är viktigt att gods som skickas i förväg är märkt med arbetsmarknadsdagens namn (Kontaktia, Futurum etc.). Det är vaktmästeriet som tar emot och hanterar gods.
Adress för godsleverans:
Högskolan i Gävle
"Namn på arbetsmarknadsdagen"
Kungsbäcksvägen 47
802 67 Gävle
Retur av gods
Beställ hämtning av material (montrar m.m.) i förväg. Vi ser gärna att materialet hämtas vid arbetsmarknadsdagens slut, så det inte blir stående till nästkommande dag. Transportburar behöver vara packade och klara. Transportavier behöver finnas förberedda.
Har du frågor om leverans och avhämtning av gods - kontakta vaktmästeriet vid Högskolan.
Av säkerhetsskäl är det inte tillåtet att förflytta sig med fordon eller andra hjulförsedda transportmedel inomhus. Det inkluderar exempelvis cyklar, inlines, elsparkcyklar.
Undantag gäller för hjälpmedel för personer med funktionsnedsättningar och personalens interna transporter.
Ingen kommersiell verksamhet, såsom försäljning eller avtalsskrivning, tillåts i högskolans lokaler. Undantag för viss studentverksamhet medges efter samråd med lokalfunktionen.
Högskolans restauratör är Högskolerestauranger (Restaurang Markan). Du når dem på telefon 026-10 35 50 eller via e-post markan@hors.se.
Om du köper mat, frukt, dryck etc. från annan leverantör (eller handlar själv) är det extra viktigt att du har en dialog med vaktmästeriet om sophanteringen. Vaktmästarna har kontakten med lokalvården.
Hjärtstartare på Högskolan finns bland annat i foajén hus 41 och utanför ingången till Studentcentrum hus 22. Dessa får absolut inte blockeras av montrar eller rollups. Inte heller får skyltningen för hjärtstartarna döljas.
Att använda informationsställ är ett snyggt och prydligt sätt att hjälpa besökare att hitta rätt. Det finns 10 ställ för A3-papper och 10 ställ för A4-papper. Det går att ha både liggande och stående format. Infoställen får bara användas inomhus.
Infoställen bokas i första hand via vaktmästeriet (i andra hand via lokalhandläggaren).
Denna sida måste skickas till varje utställare med uppmaning att ta del.
Jordnötter eller produkter som innehåller jordnötter är inte tillåtna vid mässor.
Använd gärna Högskolans egna webbsida om du ska lämna ut en vägbeskrivning till en utställare.
Konfetti är inte tillåtet i lokalerna av lokalvårdsskäl.
Om du glömt något material eller utrustning - kontakta vaktmästeriet. De sparar materialet en kortare tid.
Större skräp tar varje utställare naturligtvis med sig hem.
Levande ljus får endast användas under uppsikt och så att antändning eller utlösning av brandlarm inte sker.
Det är viktigt att du i förväg meddelar it-supportens mediagrupp (helst via mejl) om mikrofoner, myggor och annan ljudutrustning ska användas i Valhall. Även antalet handmikrofoner, headset, myggor som ska användas behöver Högskolan få information om. Teknikerna måste kontrollera utrustningen i förväg (så allt fungerar och är laddat).
Högskolan i Gävle är miljöcertifierad enligt ISO 14001 och sopsortering måste göras. Hos vaktmästeriet kan du beställa extra återvinningskärl. Tänk också på du som arrangerar en arbetsmarknadsdag har ansvar för att informera deltagare om att soporna bör sorteras.
Det är viktigt att information om arbetsmarknadsdagen lämnas till vaktmästeriet för att de i samråd med lokalvården ska kunna bedöma om extra städinsatser behövs.
Marschaller får enligt brandskyddsreglerna inte placeras i närheten av brännbara föremål eller fasader. De får inte heller stå direkt på trappor, cementplattor eller stenläggning, då det blir fula märken på underlaget. På asfalten går det bra att ställa dem. Tänk även på att de inte får vara i vägen för synskadade.
Det är viktigt att du plockar bort marschallerna efteråt.
Högskolan är miljöcertifierad enligt ISO 14001. Även studentföreningar och utställare måste följa vårt hållbarhetsarbete. Det gäller såväl energibesparande åtgärder (släck lampor, slå av datorer som inte nyttjas) som att använda vårt system för källsortering av avfall. Allt för en gemensam strävan mot en bättre och hållbar miljö.
Utställaren ansvarar för egen medtagen utrustning och material samt att material (kartonger, broschyrer, lastpallar etc.) bortforslas efter hyresperiodens slut. Hantering av kvarlämnat material debiteras hyresgästen (= studentföreningen/bokaren).
Vaktmästeriet kan bistå med kärl för återvinning (papper, wellpapp, plast, kompost, pant osv.) samt anvisa lämplig plats för placering av kärlen.
Behöver du hjälp med ommöblering så kontaktar du vaktmästeriet. Tänk på att beställa bortplockning av bord och stolar i Räv- och Fårhallen inför arbetsmarknadsdagar. I foajén utanför Valhall finns gröna soffor och bord som kan behöva flyttas, och även detta beställer du i god tid av vaktmästeriet.
Det är viktigt med en dialog i förväg med vaktmästeriets samordnare, då det kan finnas begränsningar kring hur möbler kan flyttas. Även tidpunkt för att utföra ommöbleringen kan behöva dialogiseras utifrån vaktmästeriets arbetsbelastning och Högskolans övriga verksamhet och behov.
Nödutgångar får inte blockeras. Inte heller får skyltar som visar vägen mot nödutgångarna skymmas av montrar, affischer eller annat material.
Parkering får endast ske på anvisade platser. Avgift ska erläggas. Motorvärmarplatser är förhyrda och får ej nyttjas av utställare/besökare. Parkering får inte heller ske på handikapplatser eller utanför entréer.
Ritning över tillåtna ytor för utställare framgår av beslutet. Om du behöver ytterligare ritningar eller om du vill ha dem i annan skala - kontakta lokalenheten.
Tänk på att placera roll-ups och skärmar så de inte blockerar utrymningsvägar, nödutgångar, hjärtstartare eller släckningsutrustning.
Även vissa passager i korridorer måste vara fria från utrustning och möbler (se ritningarna).
Röda gångmattor kan upplevas festligt, men är bara tillåtna utomhus. Vid behov av gångmattor inomhus ska dessa vara i diskret färg.
Om skador uppstår i lokalerna är det bokare i första hand och utställare i andra hand som är ansvariga. Reparation av skador debiteras.
Några skarvsladdar och sladdvindor finns att låna på vaktmästeriet, men inga obegränsade mängder. Vill du vara säker på att ha tillgång till skarvsladdar så måste du ta med dessa själv.
Vid händelse av brand kan släckningsutrustningen rädda liv. Utrustningen får inte blockeras av skärmar, möbler, roll-ups etc.
Har du frågor om detta, kontakta säkerhetsfunktionen.
Soffor får endast flyttas på i samråd med vaktmästeriet.
Den studentförening som bokar högskolans allmänna ytor och därefter bjuder in företag/organisationer till mässor är ansvarig för att varje utställare får ta del av gällande regler och följer dem. Det är också bokaren som ska städa efter mässan om det behövs och som blir ersättningsansvarig om något försvinner eller förstörs.
I foajén hus 41 (utanför Valhall) ska alltid 10 ståbord finnas. Dessa ingår när du bokar lokalen. Borden har en diameter på 60 cm. Eftersom de är ganska tunga är de olämpliga att flytta runt.
Genom vaktmästeriet kan ytterligare ståbord bokas. 16 hopfällbara ståbord med diametern 85 cm. Dessa är mer lätthanterliga.
Utrymningsvägar och passagestråk ska hållas fria, endast färgmarkerade ytor på ritningen (bilaga) får disponeras för utställning. Brandposter, släckare och hjärtstartare får inte blockeras.
Du bör alltid inleda större evenemang (till exempel vid inledningen av en arbetsmarknadsdag i Valhall) med en kort säkerhetsgenomgång. Tala om var nödutgångarna finns, var återsamlingsplatsen är och var närmaste hjärtstartare sitter.
Helst ingen tejpning på golvet alls. Tegelgolvet i exempelvis Räv- och Fårhallen är lackat, och tejpen förstör lacken och skapar problem för lokalvården.
För att markera hörn för utställningsytor kan du i stället använda post-it-lappar.
Tejp är inte heller tillåtet på pelare, dörrar, fönster, möbler etc. Detta är viktigt att informera utställarna om.
Om du behöver hjälp med tekniken i en sal, exempelvis med uppkoppling av datorer, med av-tekniken, med ljud (mikrofoner etc.), så beställer du detta i förväg av it-supporten. Det bästa är att mejla dem.
Passagestråk ska hållas fria.
Vi har både studenter och anställda som är rullstolsburna och vi har transporter inom huset som behöver kunna komma fram. Dessutom är delar av korridorerna utrymningsväg för brand.
Högskolan har 11 trottoarpratare (kallas även gatupratare) som kan bokas. Dessa får placeras både inom- och utomhus. Storleken på papperet som passar i trottoarpratarna är 70 x 50 cm (större än A2, men mindre än A1). Man kan förstås också sätta ihop några A3-papper.
Hos repro kan man trycka affischer, informationsfoldrar med mera inför en arbetsmarknadsdag. Om det är stora mängder som ska tryckas kan det vara bra att boka tid hos dem i förväg. Repro finns i hus 32.
Har du behov av att vara utomhus eller placera föremål eller fordon där? Kontakta lokalhandläggaren. Högskolan måste alltid fråga fastighetsägaren om lov först.
I varje hus sitter utrymningstavlor. Det är viktigt att du studerar dem så att du kan informera dina besökare om var det finns nödutgångar.
Berätta också var återsamlingsplatsen finns.
Det finns i huvudsak tre allmänna ytor som kan användas för mässor och utställningsverksamhet: Rävhallen, Fårhallen och foajén i hus 41. Dessa tre ytor är bokningsbara. Enstaka mindre ytor, såsom Galleri 31, kan också nyttjas vid behov.
Vid placering av montrar/motsv. måste hänsyn tas till interna transporter och utrymningsvägar.
- Beslut om tillåtna ytor med markering på ritning Pdf, 4 MB.
- Tänk på att inte sälja monterplatser i storlekar som inte fungerar i praktiken. Gå ut och mät på plats eller på en ritning i bra skala.
Bokning sker via lokalhandläggaren, som också kan tillhandahålla ritningar.
Stora växter får endast flyttas på i samråd med vaktmästeriet.
Det är studentföreningens ansvar att beställa tillgång till wifi för utställare och eventuell inloggning för gästföreläsare. Beställningen görs hos it.
Övernattning är ej tillåtet i högskolans lokaler.
Vem ansvarar för vad?
Funktion | mejl |
|---|---|
Lokalbokning, allmänna frågor | |
Vaktmästeri | |
It-support | |
It-support - mediagrupp | |
Repro (tryckeri) | |
Reception (dörruppställning) | |
Säkerhet | |
Digitala info-skärmar (HiG-övergripande) | |
Digital info-skärm hus 41 (i samband med arbetsmarknadsdag) |