Checklista A-Ö för dig som hyr lokaler på HiG
Det är viktigt att du som ska hyra lokaler vid Högskolan tar dig tid och läser igenom informationen på denna sida. Lokalenheten svarar gärna på dina frågor.
Regler och rutiner för extern lokaluthyrning
Har du en fråga du inte hittar svar på här är du välkommen att kontakta Högskolans lokalenhet. Kontaktuppgifter finns längst ned på denna sida.
Uppdatering av denna sida pågår utifrån nya regler för utställare.
Är du osäker, fråga gärna.
På allmänna anslagstavlor får allmänheten affischera. En allmän anslagstavla är en tavla som inte har en skylt som visar att den tillhör en avdelning, förening eller annan enhet vid högskolan.
Affischering eller tejpning är inte tillåten på väggar, dörrar, golv, pelare, inventarier/möbler, fönster/entréglas, hissar, konstverk (såsom den gula "väggen" hus 41) etc. då detta, förutom att se skräpigt ut, medför ökade lokalvårds- och underhållskostnader. Det kan också innebära en brandrisk.
Använd kartnålar på anslagstavlorna, inte häftpistol eller tejp. Vaktmästeriet kan bistå med kartnålar vid behov.
Behöver du skylta med program eller vägvisning för deltagare vid din konferens så boka Högskolans informationsställ eller trottoarpratare (se dessa rubriker).
Alkoholhaltiga drycker är ej tillåtna i högskolans lokaler.
Tänk på att högskolan är en studie- och arbetsplats. Hänsyn ska därför tas till ljudvolymen. Nötter ska undvikas av allergiskäl. Alkoholhaltiga drycker är ej tillåtna. Totalt rökförbud råder i högskolans lokaler och i anslutning till entréerna. Inte heller är sällskapsdjur tillåtna i lokalerna.
I de flesta av våra lokaler finns projektor, dator och whiteboard. Men utrustningen varierar mellan salarna. Det är viktigt att du informerar om dina behov i samband med bokningen så vi kan hitta en sal som passar dig. Även våra it-tekniker behöver veta vilken teknik du ska nyttja så de kan göra funktionskontroller vid behov.
Du kan även själv ta reda på vilken utrustning en sal har. Det gör du i studenternas schemasök. Välj sedan Lokaler. Information om varje lokal framgår av listan. Högskolan reserverar sig dock för ev felaktigheter.
Obs! För åtkomst till av-utrustningen krävs inloggning via ett gästanvändarkonto (beställs i samband med bokningen).
Det går bra att ställa upp rollups, monterbord och en del utsmyckningar redan kvällen före en konferens eller annat evenemang. Det sparar mycket tid och gör att det blir mindre rörigt på morgonen när alla kommer. Men tänk på att de öppna ytorna alltid är tillgängliga för studenter och anställda, så lämna inga värdefulla föremål obevakade över natten.
Högskolan tar inte ansvar för material som står obevakat i korridorer och allmänna utrymmen.
Behöver ditt evenemang extra bevakning i form av väktare eller larmväskor? Då behöver vår säkerhetsfunktion informeras i förväg. Du står själv för tillkommande kostnader.
För aktiviteter, utställningar och informationstillfällen i högskolans lokaler måste bokning ske i förväg hos Avdelningen för fastighet och service (lokalfunktionen). Använd därtill avsett formulär och tänk på att inkludera tid för förberedelse i lokalen.
Vid flerdygnsbokning debiteras normalt 9 tim/dag, om inte bokningen avser eller inkluderar kvällsaktivitet. Då debiteras faktisk tid.
Avbokning av konferens/lokalhyra sker kostnadsfritt fram till 2 veckor före konferensen startar. Därefter debiteras hela det beräknade värdet av bokningen. Avbokning ska ske på fastighet@hig.se.
På Högskolan finns flera alternativ om du blir hungrig eller sugen.
Högskolerestauranger (HÖRS)/Nordrest är Högskolans huvudrestauratör. De ansvarar för Restaurang Markan i hus 91 Midgård, kafé Prego i Studentcentrum hus 22, kiosken "Bakfickan" i Fårhallen (hus 22) och indirekt genom Selecta för varuautomaterna (godis, dryck, smörgåsar m.m.) i korridorerna. I automaterna kan du betala med kort och via app. Varu- och dryckesautomater finns i Fårhallen (hus 22).
Om du har bokat hörsalen Valhall så är det gott om plats utanför i foajén för fika. Men ytan måste bokas i förväg.
Catering och lunch i restaurangen bokar du själv, enklast via markan@nordrest.se. Fler kontaktuppgifter finns på deras hemsida (webbsida för HÖRS, Gävle)
Vid flerdygnsbokning debiteras lokalhyran normalt 9 tim/dag, om bokningen inte avser eller inkluderar kvällsaktivitet. Då debiteras faktisk tid.
På Högskolan i Gävle finns ett flertal digitala skärmar för studentinformation strategiskt placerade där studenter och besökare rör sig mest.
Den skärm som sitter i hus 41, bakom disken, kan användas av externa lokalbokare om inte Högskolans ordinarie verksamhet behöver den.
Om du önskar använda skärmen i hus 41 så behöver du skicka in ditt material minst en arbetsvecka i förväg.
Högskolans lärosalar är normalt låsta. Som extern bokare finns flera alternativ för hur du kommer in i salen. Alternativ 1 är det som de flesta föredrar.
- Du kan beställa upplåsning av de salar du bokat. Upplåsning beställs för en angiven tid (från kl. - till kl.). Du kan ha olika tider för olika salar. Du kan också välja att ha dörren i låst respektive olåst läge under olika tider på en dag (till exempel om du vill låsa under lunchuppehållet).
Du kan bara beställa upplåsning under din bokade tid. Inkludera tid vid bokningen för förberedelse och efterarbete i respektive sal. - Om du vill att dörren till salen ska stå i låst läge under hela din bokade tid, så kan du beställa att dörren ska kunna öppnas med en fyrsiffrig kod under en viss tid (en så kallad GIN-kod) och då delar du själv ut den koden till de personer som ska ha tillträde till salen.
- Externa bokare/besökare kan få specifik behörighet på ett tillfälligt HiG-kort (passerkort). För varje person som ska ha ett kort behöver Högskolan uppgift om namn och personnummer. Korten kvitteras ut personligen i receptionen i hus 22 under deras öppettider.
OBS! All högskolepersonal kan alltid komma in i salarna med sina HiG-kort, även om de är låsta. Du bör därför inte lämna värdesaker kvar i din bokade sal.
Dörruppställning och andra tillträdesbehörigheter beställer du i förväg via lokalhandläggaren. Om det uppstår problem så är det vaktmästeriet eller receptionen som kan hjälpa till.
Vid bokningar kväll/helg kan det även finnas behov av upplåsning av entrédörrar och av dörrar vid passager mellan olika hus. Det är viktigt att du har en dialog med lokalhandläggaren vid bokningen om detta är fallet för din bokning.
Det kan vara praktiskt att skicka material i förväg till Högskolan vid stora evenemang. Då blir det mindre trängsel på parkeringar och utanför entréer under konferensdagen. Dessutom får vi en bättre och säkrare arbetsmiljö för studenter och anställda.
Det är viktigt att godset är märkt med evenemangets namn. Det är vaktmästeriet som tar emot och hanterar gods.
Adress för godsleverans:
Högskolan i Gävle
"Namn på evenemanget, företagets namn, gärna datum och sal också"
Kungsbäcksvägen 47
802 67 Gävle
För att kunna använda av-utrustning (dator, projektor etc.) i lärosalarna och för att ha tillgång till Internet på salens utrustning behöver ett gästanvändarkonto beställas i förväg, via lokalhandläggaren. För detta krävs namn och personnummer till den person som ska hantera datorn i salen.
Har du bokat flera olika lokaler så behövs alltså flera olika personer som får var sin tillfällig personlig inloggning. Inloggningsuppgifter lämnas ut mot legitimering av varje person.
Ansvaret för gästanvändarkonton ligger hos Avdelningen för it. Kontot hämtar du antingen ut i it-supporten eller så får du det av den tekniker som hjälper till vid uppstart i salen - utifrån överenskommelse i förväg.
För uppkoppling mot trådlöst nät - se rubriken Wifi för åhörare.
Gävle är Norrlands äldsta stad, med stadsprivilegier från 1446. Upptäck den gärna i samband med ditt besök på Högskolan. Besöksmål, hotell, restauranger m.m. kan du läsa om på kommunens webbsidor.
Fakturaregler: 30 dagar netto efter hyrestidens avslut. Dröjsmålsränta uttages enligt räntelagen. Mervärdesskatt debiteras på tjänster, men inte på lokalhyran.
Avbokning av konferens/lokalhyra sker kostnadsfritt fram till 2 veckor före konferensen startar. Därefter debiteras hela det beräknade värdet av bokningen. Avbokning ska ske på fastighet@hig.se.
Ingen kommersiell verksamhet, såsom försäljning eller avtalsskrivning, tillåts i högskolans lokaler.
Det är däremot tillåtet att exempelvis bjuda på fika och godis samt att dela ut gratismaterial, varumärkesprover, informationsmaterial etc.
Hjärtstartare på Högskolan finns bland annat i foajén hus 41 och utanför ingången till Studentcentrum hus 22. Dessa får inte blockeras av montrar eller rollups. Inte heller får skyltningen för hjärtstartarna döljas.
Hyresavtal ska alltid tecknas vid hyra av Högskolans lokaler. Lokalhyra är momsfri, men för tilläggstjänster tillkommer moms enligt Skatteverkets regler.
Avbokning sker kostnadsfritt fram till två veckor före konferensens start. Därefter debiteras hela det beräknade värdet av bokningen.
Att använda informationsställ (infoställ) är ett snyggt och prydligt sätt att hjälpa besökare att hitta rätt. Det finns 10 ställ för A3-papper och 10 ställ för A4-papper. Det går att ha både liggande och stående format. Infoställen får bara användas inomhus.
Infoställen behöver förbokas då de finns i begränsat antal. Bokning gör du via lokalenheten, som också kan hjälpa dig att fundera över lämpliga placeringar. Ansvaret för infoställen ligger hos vaktmästeriet.
Ansvaret för uppstartshjälp, teknisk hjälp i salar, ljud och gästanvändarkonto ligger hos Avdelningen för it (mediagruppen). De finns i hus 22 och nås även på telefon och via e-post.
Behov av uppstartshjälp etc. måste förbokas genom lokalhandläggaren.
Jordnötter eller produkter som innehåller jordnötter är inte tillåtna i Rävhallen, Fårhallen och i foajén utanför Valhall. Nötter bör även undvikas i Högskolans övriga lokaler då många är allergiska.
Använd gärna Högskolans egna webbsida om du ska lämna ut en vägbeskrivning dina besökare.
Läs även under rubriken Parkering.
Lokalhandläggare Fredrika Nordahl Westin
- är din väg in, din första kontakt i planeringen och den du vänder dig till med dina allmänna frågor, för visning av lokaler och för lokalbokningen.
Telefon: 026- 64 82 13
E-post: fastighet@hig.se
Besök: hus 32, plan 2
Det är också hos lokalhandläggaren du i förväg beställer uppställning av dörrar, teknisk hjälp, gästanvändarkonton osv.
Vid detaljerade frågor kan du behöva prata med respektive funktion. Kontaktuppgifter för dessa finns i nedan. Telefonnummer och ev. telefon- och besökstider framgår på respektive webbsida.
Högskolans restauratör är Restaurang Markan (Högskolerestauranger). De är vana att hantera mat- och fikabeställningar för konferenser vid Högskolan. Restaurangchef Tomi Holmberg, tel 026-10 35 50.
Funktion | E-post | Mer info, öppettider, tel.nr. - webbsida |
|---|---|---|
Lokalbokning, allmänna frågor | ||
Vaktmästeri | ||
It-support | ||
Repro (tryckeri) | ||
Reception (dörruppställning och profilkollektion) | ||
Säkerhet | ||
Digitala info-skärmar | ||
Fika, lunch, catering |
Högskolan är ingen konferensanläggning. Därför ingår inga anteckningsblock, pennor, namnskyltar, frukt, godis etc. när du bokar lokal vid Högskolan. Inte heller vatten till föreläsare. Men vatten och tilltugg kan förbeställas via vår restauratör. Och receptionen säljer lite block och pennor i sin profilkollektion. Vårt tryckeri, repro, kan trycka namnskyltar om de får materialet i god tid. Dock säljer vi inga namnskyltshållare. Det måste du själv ordna.
För prisuppgifter och andra praktiska detaljer kontakta respektive enhet. Se under rubriken Kontaktvägar.
- För andra frågor kontakta lokalhandläggaren eller vaktmästeriet.
Hos repro kan man trycka affischer, informationsfoldrar etc. och få kostnaden fakturerad. Du behöver boka tid hos dem i förväg så de kan planera sitt arbete. Repro finns i hus 32.
Det går också att själv skriva ut på Högskolans skrivare om man i förväg skapar ett konto i utskriftsportalen. Detta kan du läsa mer om på bibliotekets sida om utskrifter:
Om du glömt något material eller utrustning - kontakta vaktmästeriet. De sparar materialet en kortare tid. Även receptionen brukar ta emot upphittade föremål om du har tappat något.
Större skräp tar varje utställare/bokare naturligtvis med sig hem. Bortforsling av material utöver normala sopor, till exempel större mängder informationsmaterial, kartonger etc. som lämnats kvar i lokalerna, debiteras extra.
Vilken sal är tillgänglig för bokning?
Du kan själv kan titta om en specifik sal är ledig en viss dag eller tid.
På samma sätt som studenterna hittar sina kursscheman kan du hitta schemat för en sal. Gå till schemasök och välj Lokaler, sedan kan du klicka på raden för den sal du vill se bokningsschemat för. Hörsalen Valhall har salsnummer 41204.
Enstaka salar är dock dolda i schemat för utomstående. Har du frågor kontaktar du lokalhandläggaren.
Levande ljus får endast användas under uppsikt så att antändning eller utlösning av brandlarm inte sker.
Det är viktigt att du i förväg meddelar it-supporten (helst skriftligt) om mikrofoner, myggor och annan ljudutrustning ska användas i Valhall. Även antalet handmikrofoner, headset, myggor som ska användas behöver Högskolan få information om. Teknikerna måste kontrollera utrustningen i förväg (så allt fungerar och är laddat).
Teknisk hjälp beställs i förväg via lokalhandläggaren, men har du sedan specifika frågor så kan det vara bra med direktkontakt.
E-post till it-teknikerna som assisterar vid externa bokningar
Lokalvård utförs enligt ordinarie schema i Högskolans lokaler. Önskas särskild lokalvård före användandet debiteras detta extra liksom ev. tillkommande lokalvård, exempelvis vid stora konferenser under icke-ordinarie arbetstid. Onormal nedskräpning/nedsmutsning som föranleder extra lokalvård debiteras också bokaren.
Marschaller får enligt brandskyddsreglerna inte placeras i närheten av brännbara föremål eller fasader. De får inte heller stå direkt på trappor, cementplattor eller stenläggning, då det blir fula märken på underlaget. På asfalten går det bra att ställa dem. Tänk även på att de inte får vara i vägen för synskadade.
Det är viktigt att du plockar bort marschallerna efteråt.
Behöver du hjälp med ommöblering eller extra bord och stolar så beställs detta i förväg via lokalenheten. Sedan är det vaktmästeriet som utför arbetet.
Extra stolar och bord för att tillskapa fler platser får inte tas in i lokalerna. Varje sal har en maximal personbelastning utifrån brandskyddsregler och ventilation.
Nödutgångar får inte blockeras. Inte heller får skyltar som visar vägen mot nödutgångarna skymmas av montrar, affischer eller annat material.
Parkering får endast ske på anvisade platser. Motorvärmarplatser är förhyrda och får ej nyttjas av utställare/besökare. Parkering får inte heller ske på handikapplatser eller utanför entréer.
Ritning över tillåtna ytor för utställare framgår av beslutet. Om du behöver ytterligare ritningar eller om du vill ha dem i annan skala - kontakta lokalenheten.
Beslut rörande tillåtna ytor för arbetsmarknadsdag Pdf, 4 MB.
Tänk på att placera roll-ups och skärmar så de inte blockerar utrymningsvägar, nödutgångar, hjärtstartare eller släckningsutrustning.
Även gångstråk i korridorer måste vara fria från utrustning och möbler (se mer under rubriken Ritningar).
Några skarvsladdar och sladdvindor finns att låna på vaktmästeriet, men inga obegränsade mängder. Vill du vara säker på att ha tillgång till skarvsladdar så måste du ta med dessa själv.
Kablar, laddare och adaptrar som krävs till din bärbara dator och telefon bör du ta med själv. Högskolans resurser är begränsade, även om viss utrustning kan finnas i salarna.
Vid händelse av brand kan släckningsutrustningen rädda liv. Utrustningen får inte blockeras av skärmar, möbler, roll-ups etc.
Soffor får endast flyttas på i samråd med vaktmästeriet.
Högskolan i Gävle är miljöcertifierad enligt ISO 14001, vilket bland annat innebär att vi sopsorterar.
Även de företag och organisationer som bokar våra lokaler måste följa våra energibesparande åtgärder (släck lampor, låt inte ventilationen gå i onödan osv.) och använda vårt system för källsortering av avfall. Allt för en gemensam strävan mot en bättre och hållbar miljö.
Utställaren/bokaren ansvarar för egen medtagen utrustning och material samt att material (kartonger, broschyrer, lastpallar etc.) bortforslas efter hyresperiodens slut. Hantering av kvarlämnat material debiteras hyresgästen.
Vaktmästeriet kan bistå med kärl för återvinning (papper, wellpapp, plast, kompost, pant osv.) samt anvisa lämplig plats för placering av kärlen.
Tänk på att du som arrangerar en konferens har ansvar för att informera deltagarna om att avfallet ska sorteras.
Vill du komma och titta i förväg på Högskolans lokaler? Det går bra. Hör av dig till lokalhandläggaren så bokar vi in en tid.
I foajén hus 41 (utanför Valhall) ska alltid 10 ståbord finnas. Dessa ingår när du bokar lokalen. Borden har en diameter på 60 cm. Eftersom de är ganska tunga är de olämpliga att flytta runt.
Genom vaktmästeriet kan ytterligare ståbord bokas. 16 hopfällbara ståbord med diametern 85 cm. Dessa är mer lätthanterliga.
Det finns även rektangulära bord att låna. Kontakta vaktmästeriet.
Utrymningsvägar och gångstråk ska hållas fria, då delar av korridorerna är utrymningsväg för brand. Endast färgmarkerade ytor på ritningen (se filen under rubriken Ritningar) får disponeras för utställning. Brandposter, släckare och hjärtstartare får inte blockeras.
Nödutgångar inklusive skyltning om desamma, brandposter, släckare och hjärtstartare får inte blockeras.
Har du behov av extra säkerhetsåtgärder, i form av exempelvis extra rondering av väktare eller larmväskor. Eller om det finns anledning att bedöma eventuella hotbilder eller andra säkerhetsrisker, så behöver Högskolans säkerhetsfunktion kopplas in. Meddela lokalhandläggaren detta vid bokningen.
Extra kostnader för säkerhet debiteras bokaren.
Tejp är inte tillåtet på pelare, dörrar, fönster, möbler etc. Inte heller på golven. Tegelgolvet i exempelvis Räv- och Fårhallen är lackat, och tejpen förstör lacken och skapar problem för lokalvården.
Har du många montrar och behöver markera hörn för varje plats kan du i stället använda post-it-lappar.
Om du behöver hjälp med tekniken i en sal, exempelvis med uppkoppling av datorer, med av-tekniken, med ljud (mikrofoner etc.), så beställer du detta i förväg genom lokalhandläggaren. Det är it-supportens mediagrupp som utför arbetet.
Passagestråk ska hållas fria. Vi har både studenter och anställda som är rullstolsburna och vi har transporter inom huset som behöver kunna komma fram.
Tillstånd krävs för utställning och mässverksamhet i Högskolans lokaler. Tillståndet utfärdas när din bokningsförfrågan godkänts. Du hämtar tillståndet i receptionen i hus 22 när du kommer och sedan ska det ligga väl synligt på bordet/i montern.
Högskolan har 11 trottoarpratare (kallas även gatupratare) som kan bokas. Dessa får endast placeras utomhus. Storleken på papperet som passar i trottoarpratarna är 70 x 50 cm (större än A2, men mindre än A1). Man kan förstås också sätta ihop några A3-papper.
Har du behov av att vara utomhus eller placera föremål eller fordon där? Kontakta lokalhandläggaren. Högskolan måste alltid fråga fastighetsägaren om lov först.
Det finns i huvudsak tre allmänna ytor som kan användas för mässor och utställningsverksamhet: Rävhallen, Fårhallen och foajén i hus 41. Dessa tre ytor är bokningsbara. Enstaka mindre ytor, såsom Galleri 31, kan också nyttjas vid behov.
Vid placering av montrar/motsv. måste hänsyn tas till interna transporter och utrymningsvägar.
- Beslut om tillåtna ytor med markering på ritning Pdf, 4 MB.
- Tänk på att inte sälja monterplatser i storlekar som inte fungerar i praktiken. Gå ut och mät på plats eller på en ritning i bra skala.
Bokning sker via lokalhandläggaren, som också kan tillhandahålla ritningar.
- Ventilationen går med normalt flöde måndag-fredag kl. 06.00-18.00 (undantag hus 99). Övriga tider går ventilationen på ett lägre flöde för att spara energi.
- Närvarostyrning av luftflödet finns i salarna 41:201 och 41:204 (hörsal och foajé i Valhall).
- Via övertidstimer kan du själv utöka luftflödet om du använder en lokal på kvällar och helger. Övertidstimern försörjer bara den byggnad, och ibland del av en byggnad, där den är monterad.
- Du väljer själv antalet timmar som luftflödet ska öka genom att trycka på knappen. Tänk dock på energiförbrukningen och använd inte funktionen onödigt länge.
- Här hittar du knappen för övertidstimern:
- Hus 11 - mittemot hissen plan 2 (UNDER INSTALLATION)
- Hus 12 - på plan 3 innanför ingången till våningen/byggnaden (endast luftforcering för plan 2 och 3)
- Hus 31 - mittemot hissen plan 2
- Hus 33 - utanför 90-salarna plan 2
- Hus 51 - mittemot hissen plan 2 (runt hörnet mot trapphuset)
- BILD här
Högskolan är lätt att hitta till, oavsett om du går, cyklar, åker bil eller nyttjar allmänna kommunikationer. Högskolan är miljöcertifierad enligt ISO 14001 - välj gärna ett miljövänligt transportmedel när du besöker oss.
Stora växter får endast flyttas på i samråd med vaktmästeriet.
Om du vill att dina konferensdeltagare ska ha tillgång till Högskolans trådlösa nätverk måste detta beställas i förväg genom lokalhandläggaren. Ansvaret för det trådlösa nätverket ligger hos Avdelningen för it.
För hjälp med din egen uppkoppling i salen - se rubriken Gästanvändarkonto (för beställning) respektive rubriken Teknisk support (för praktisk hjälp).
Övernattning är ej tillåtet i högskolans lokaler.
Kontakt
Fredrika Nordahl Westin, lokalhandläggare
E-post: fastighet@hig.se
Tel: 026-64 82 13