Beskrivning av Högskolan i Gävles allmänna handlingar

Enligt 4 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen (OSL) ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Syftet med beskrivningen är att underlätta sökandet efter allmänna handlingar för allmänheten genom att ge en överblick över myndig­hetens organisation och allmänna handlingar samt hanteringen av dessa.

Beskrivningen ska ge information om:

1. myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter all­männa handlingar,
2. register, förteckningar och andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar,
3. tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar,
4. vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens all­männa handlingar, deras användning och sökmöjligheter,
5. vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar,
6. uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker, och
7. myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter.

I beskrivningen ska uppgifter utelämnas om det behövs för att beskrivningen i övriga delar ska kunna hållas tillgänglig för allmänheten.

1. Myndighetens organisation och verksamhet

Högskolans uppgift är att ge högskoleutbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskar­nivå i form av utbildningsprogram och kurser samt att bedriva forskning och utvecklings­arbete. Högskolan ska även samverka med omgivande samhälle, informera om sin verksamhet samt verka för att forskningsresultat kommer till nytta.

Det övergripande ansvaret för högskolans verksamhet har högskolestyrelsen och verk­sam­heten leds av rektor, som biträds av rektors kansli. Till sitt förfogande har rektor dessutom en ledningsgrupp med åtta ledamöter där bland annat ordföranden i Gefle studentkår ingår. Sedan 2010 finns en gemensam utbildnings- och forskningsnämnd med uppgift att fungera som kvalitetsorgan och svara för beslut om utbildningsplaner och om fördelningen av forsknings­medel.

Högskolan i Gävles kärnverksamhet, forskning och utbildning, bedrivs inom tre akademier med tre avdelningar inom respektive akademi enligt följande:

Akademin för hälsa och arbetsliv (AHA)

- Avdelningen för arbets- och folkhälsovetenskap (inkl. CBF)
- Avdelningen för hälso- och vårdvetenskap
- Avdelningen för socialt arbete och psykologi

Akademin för teknik och miljö (ATM)

- Avdelningen för bygg-, energi- och miljöteknik
- Avdelningen för elektronik, matematik och naturvetenskap
- Avdelningen för industriell utveckling, IT och samhällsbyggnad (inkl. GIS)

Akademin för utbildning och ekonomi (AUE)

- Avdelningen för ekonomi
- Avdelningen för humaniora
- Avdelningen för utbildningsvetenskap

Högskolan i Gävles gemensamma administration är indelad i fem avdelningar och ett kansli under förvaltningschefen. De fem avdelningarna är Avdelning­en för HR, Avdelningen för infrastruktur, Avdelningen för ekonomi och inköp, Avdelningen för kommunikation, samt Avdelningen för utbildningsstöd. Därutöver finns även Kansliet för samverkan, inernationalisering och innovation, som inte hör till den gemensamma administrationen utan organisatoriskt ligger under rektor.

Högskolebiblioteket, slutligen, svarar för bibliotekstjänster inklusive informationsstöd till student­er och lärare. Inom biblioteket finns enheten Learningcenter, som stödjer distans­utbild­ning­en.

För ytterligare information se Högskolan i Gävles webbplats och/eller arkivbeskrivning.

2. Register, förteckningar och andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar

Nedan följer en genomgång av de register, förteckningar och andra sökmedel som används vid Högskolan i Gävle vid hantering och återsökning av allmänna handlingar. Vissa av dessa används enbart internt.

Vissa allmänna handlingar som förvaras hos Högskolan i Gävle hålls genom sin förvaring ordnade på ett sådant sätt att registrering inte är nödvändig. För dessa kan ad hoc-register förekomma, exempelvis innehålls­förteckningar för enskilda pärmar.

Arkivförteckning

Arkivhandlingar härrörande från tiden innan 2013-01-01 är förtecknade efter Allmänna arkiv­schemat. Från och med detta datum infördes verksamhets-/processbaserad arkiv­redovisning vid Högskolan i Gävle i enlighet med RA-FS 2008:4. Både den gamla och den nya arkiv­förteckningen finns tillgängliga via högskolans webbplats.

DiVA – Digitala vetenskapliga arkivet

DiVA är ett system för bibliografisk dokumentation och e-publicering av forsknings­publika­tioner och uppsatser/examensarbeten som producerats av Högskolan i Gävles forskare, lärare och studenter. Publikationerna i DiVA blir även sökbara i söktjänster för vetenskapligt materi­al som Google Scholar, Scirus och OAIster samt i den nationella publikationsdatabasen SwePub.

Dokumenthanteringsplan och klassificeringsstruktur

I dokumenthanteringsplanen framgår vilka typer av handlingar som förekommer på Hög­skolan i Gävle, samt för varje handlingstyp uppgifter gällande registrering, bevarande och gallring. Registrering (diarieföring) av handlingar sker enligt Högskolan i Gävles klassifi­cerings­­struktur. Både dokumenthanteringsplanen och klassificeringsstrukturen finns till­gängliga via högskolans webbplats.

Ladok

Ladok är ett nationellt administrativt system för högre utbildning. Systemet används främst för dokumentation av studenters närvaro och studieresultat, men även bland annat för rapport­ering till exempelvis Centrala studiestödsnämnden (CSN) och Utbildnings­departe­ment­et.

Personaladministrativa och ekonomiska system

De personaladministrativa och ekonomiska system som används vid Högskolan i Gävle (Primula respektive Agresso) innehåller i vissa delar allmänna handlingar. Primula fungerar som sökingång till personalhandlingar och Agresso som sökingång till högskolans ekonomiska redovisning. Sedan 2017 har Statens servicecenter tagit över administrationen av Primula.

Ärendehanteringssystem

För diarieföring av inkomna och upprättade handlingar samt ärendehantering använder Högskolan i Gävle sedan 2011-01-01 ärendehanteringssystemet W3D3. Handlingar diarie­förda sedan maj 1994 är sökbara i W3D3 för användare med behörighet. Övriga användare kan enbart söka i hand­ling­ar/ären­den diarieförda sedan 2011-01-01. Se även 3. Tekniska hjälp­medel.

3. Tekniska hjälpmedel

För ärendehanteringssystemet W3D3 finns en extern searchport vilken kan användas utanför Högskolan i Gävle. Informationen som fås fram via denna sökväg är begränsad till ärendenummer (diarienummer), registreringsdatum samt ärende­mening.

4. Närmare upplysningar

Närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sök­möjligheter kan lämnas av registrator eller arkivarie.

5. Bestämmelser om sekretess

Följande bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen är exempel på sådana som kan bli aktuella vid prövningen av utlämnande av allmänna handlingar förvarade hos Högskolan i Gävle:

11 kap. 3 § Får en myndighet i sin forskningsverksamhet från en annan myndighet en sekretess­­reglerad uppgift, blir sekretessbestämmelsen tillämplig på uppgiften även hos den mot­tagande myndigheten.

17 kap. 4 § Sekretess gäller för uppgift som ingår i eller utgör underlag för kunskapsprov eller psykologiskt prov under en myndighets överseende, om det kan antas att syftet med provet motverkas om uppgiften röjs.  

21 kap 7 § Sekretess gäller för personuppgift, om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med personuppgiftslagen.

23 kap 6 § Sekretess gäller i ärende om avskiljande av student från högskoleutbildning för uppgift om en enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider betydande men om uppgiften röjs.

24 kap 1 § Sekretess gäller för uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning som utförs för forskningsändamål, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den som uppgiften rör eller någon närstående till denne lider men.

24 kap 5 § Sekretess gäller hos universitet och högskolor för uppgift om en enskilds affärs- eller driftförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat som har lämnats eller kommit fram vid sådan forskning som efter överenskommelse bedrivs i samverkan med en enskild, om det måste antas att den enskilde har deltagit i samverkan under förutsättning att uppgiften inte röjs.

24 kap 8 § Sekretess gäller i sådan särskild verksamhet hos en myndighet som avser fram­ställning av statistik för uppgift som avser en enskilds personliga eller ekonomiska för­hållanden och som kan hänföras till den enskilde.

6. Hämtning och utlämning av uppgifter

Uppgifter som regelbundet hämtas in från eller lämnas ut till andra myndigheter överförs vanligtvis i digital form och automatiskt.

Uppgifter om personer som antagits till utbildningar samt uppgifter om studieresultat och registrering överförs kontinuerligt från Ladok till Centrala studiestödsnämnden (CSN) året om.

Uppgifter om utbildningsutbud, sökande och antagna, registrerade, poängproduktion och exa­mina förs över till Statistiska centralbyrån (SCB) vid särskilda tillfällen.

Uppgifter som rör anställningar och anställda lämnas vid aktualitet till Arbetsgivarverket, Skatteverket, Statens tjänstepensionsverk och Statistiska Centralbyrån.

Resultatet av den nationella antagningen, som sker via Antagning.se, överförs till Ladok i januari, maj och augusti.

Aktuella folkbokföringsadresser hämtas varje vecka från Skatteverket till Ladok och i sam­band därmed hämtas även uppgifter om namnändringar.

Skatteuppgifter överförs från Skatteverket en gång per år för inläsning i Primula.

För hantering av högskolans ekonomi överförs bland annat uppgifter till Ekonomi­styrnings­verket och banker.

7. Försäljning av personuppgifter

Högskolan i Gävle har inte rätt till försäljning av personuppgifter.