Checklista vid arbetsmarknads­dagar

Det är viktigt att du som ska arrangera en arbetsmarknadsdag tar dig tid och läser igenom informationen på denna sida.

Beställningar innan arbetsmarknadsdagen

Hos repro kan ni trycka affischer, informationsfoldrar med mera inför arbetsmarknadsdagen. Om det är stora mängder som ska tryckas kan det vara bra att boka tid hos dem i förväg. Repro finns i hus 32.

Gatupratare
Stående infoställ
Liggande infoställ

Att använda informationsställ är ett snyggt och prydligt sätt att hjälpa besökare att hitta rätt. Det finns 10 ställ för A3-papper och 10 ställ för A4-papper. Det går att ha både liggande och stående format. Infoställen får bara användas inomhus.

Trottoarpratare, även kallade gatupratare, går också att boka. Det finns totalt 11 stycken. Dessa får endast placeras utomhus. Storleken på papperet som passar i trottoarpratarna är 70 x 50 cm (större än A2, men mindre än A1). Man kan förstås också sätta ihop några A3-papper.

Informationsskärmarna på Högskolan och vid Valhall kan bokas i samband med arbets­marknads­dagen. Skärmarna har stående layout (980*1450 pixlar) och materialet (t.ex. dagens program) mejlas in senast en vecka innan. I bokningen anger du vilken arbetsmarknadsdag och datum den är.

Boka skärmar vid Valhall

Boka skärmar på Högskolan

För att det ska fungerara smidigt under arbetsmarknadsdagen så kan ett alternativ vara att ha dörrarna upplåsta. Bokning av detta görs någon vecka innan arbetsmarknadsdagen och då anger ni vilka salar och tider det gäller, t.ex. 33:202, 8.00–12.00 och 12.50–16.00.

Om du hellre vill att dörren till salen ska stå i låst läge så kan du beställa att dörren ska kunna öppnas med en kod under en viss tid (en så kallad GIN-kod) och då delar du själv ut den koden till de personer som ska ha tillträde till salen.

Ytterligare ett alternativ är att en eller flera personer tillfälligt får utökad behörighet på sina HiG-kort och kan komma in i den eller de lokaler du har bokat.

Externa besökare kan få specifik behörighet på ett tillfälligt kort.

Behöver du hjälp med ommöblering så kontaktar du vaktmästeriet. Tänk på att beställa bortplockning av bord och stolar i Räv- och Fårhallen inför arbetsmarknadsdagar. I foajén utanför Valhall finns gröna soffor och bord som kan behöva flyttas, och även detta beställer du i god tid av vaktmästeriet.

Det är viktigt med en dialog i förväg med vaktmästeriets samordnare, då det kan finnas begränsningar kring hur möbler kan flyttas. Även tidpunkt för att utföra ommöbleringen kan behöva dialogiseras utifrån vaktmästeriets arbetsbelastning och Högskolans övriga verksamhet och behov.

Ståbord vid Valhall
Ståbord på kärra
Utställningsskärm

I foajén hus 41 (utanför Valhall) ska alltid 10 ståbord finnas. Dessa ingår när du bokar lokalen. Borden har en diameter på 60 cm. Eftersom de är ganska tunga är de olämpliga att flytta runt.

Genom vaktmästeriet kan ytterligare ståbord bokas. 16 hopfällbara ståbord med diametern 85 cm. Dessa är mer lätthanterliga.

Röda gångmattor kan upplevas festligt, men är bara tillåtna utomhus. Vid behov av gångmattor inomhus ska dessa vara i diskret färg.

Det är studentföreningens ansvar att beställa tillgång till wifi för utställare och eventuell inloggning för gästföreläsare. Beställningen görs hos it.

Om du behöver hjälp med tekniken i en sal, exempelvis med uppkoppling av datorer, med av-tekniken, med ljud (mikrofoner etc.), så beställer du detta i förväg av it-supporten. Det bästa är att mejla dem.

Det är viktigt att du i förväg meddelar it-supportens mediagrupp (helst via mejl) om mikrofoner, myggor och annan ljudutrustning ska användas i Valhall. Även antalet handmikrofoner, headset, myggor som ska användas behöver Högskolan få information om. Teknikerna måste kontrollera utrustningen i förväg (så allt fungerar och är laddat).

Det finns i huvudsak tre allmänna ytor som kan användas för mässor och utställnings­verksamhet: Rävhallen, Fårhallen och foajén i hus 41. Dessa tre ytor är bokningsbara. Enstaka mindre ytor, såsom Galleri 31, kan också nyttjas vid behov.

Vid placering av montrar eller motsvarande måste hänsyn tas till interna transporter och utrymningsvägar.

Tänk på att inte sälja monterplatser i storlekar som inte fungerar i praktiken. Gå ut och mät på plats eller på en ritning i bra skala. Bokning sker via lokalhandläggaren, som också kan tillhandahålla ritningar.

Säkerhet och tillgänglighet

För att vi ska ha en säker miljö här på Högskolan så är det viktigt att nödutgångar, hjärtstartare och släckningsutrustning inte blockeras. Det innebär att montrar, roll-ups, möbler eller affischer inte får skymma dessa!

Du som arrangör ska alltid inleda evenemanget med en kort genomgång där du bland annat informerar om:

  • I varje hus sitter utrymningstavlor. Det är viktigt att du studerar dem så att du kan informera dina besökare om var det finns nödutgångar och återsamlingsplatser. Informera även om vikten om att hålla dessa fria från montermaterial!
  • Var brandposter, släckare och hjärtstartare finns och att dessa får inte blockeras.
  • Passager i korridorer måste vara fria från utrustning och möbler. Det beror på att Högskolan ska vara tillgänglig för alla och att korridorer är en del av utrymningsvägar vid eventuell brand.
  • Tänk också på du som arrangerar en arbetsmarknadsdag har ansvar för att informera deltagare om att soporna bör sorteras.
  • Sedan skadar det inte att berätta var toaletterna finns också.

Studentföreningarnas ansvar

När ni som studentförening anordnar en arbetsmarknadsdag på Högskolan har ni ansvar för att utställarna följer våra regler. Det är också bokaren som ska städa efter mässan om det behövs och som blir ersättningsansvarig om något försvinner eller förstörs. Det finns en separat sida med information till utställare vid arbetsmarknadsdagar som ni kan kommunicera med utställarna. Där finns fullständig information om vad som gäller vid evenemang på Högskolan. En kort samman­fattning följer här.

Följande är inte tillåtet i Högskolans lokaler:

  • Affischering med tejp på väggar, fönster och dörrar.
  • Tejpa ut montrar (använd post-it lappar istället)
  • Alkohol, jordnötter och konfetti.
  • Levande ljus.
  • Försäljning.
  • Sällskapsdjur och rökning.
  • Fordon, förutom hjälpmedel för personer med funktionsnedsättning.

Att tänka på:

  • Om ni behöver flytta om möbler och växter så ska det göras i samråd med vaktmästeriet.
  • Tänk på ljudvolymen då Högskolan är en studie- och arbetsplats.
  • Det går bra att ställa upp montrarna kvällen före arbetsmarknadsdagen. Men tänk på att inte lämna värdefulla saker då Högskolan är tillgänglig för alla. Högskolan ansvarar inte för obevakat material.
  • Leverens & retur av montermaterial måste vara uppmärkta med arbetsmarknadsdagens namn och att transportavier är förberedda.
  • Mashaller får endast placeras på asfalten och ska plockas bort efteråt.
  • Sopor bör sorteras då Högskolan är miljöcertifierad. Kontakta vaktmästeriet för att informera om arbetsmarknadsdagen och för beställning av extra återvinningskärl.
  • Utställaren ansvarar för att medtaget material bortforslas efter arbetsmarknadsdagen.
  • Om du köper mat, frukt, dryck etc. från annan leverantör (eller handlar själv) är det extra viktigt att du har en dialog med vaktmästeriet om sophanteringen.
  • Vid behov att vara utomhus eller ha montermaterial utomhus så måste lokalhandläggaren kontaktas i god tid i förväg.
  • Om skador uppstår i lokalerna är det bokare i första hand och utställare i andra hand som är ansvariga. Reparation av skador debiteras.
  • Utställaren ansvarar för att medtaget material bortforslas efter arbetsmarknadsdagen.
  • Om du köper mat, frukt, dryck etc. från annan leverantör (eller handlar själv) är det extra viktigt att du har en dialog med vaktmästeriet om sophanteringen.

Sidan uppdaterades 2024-06-12